異動シーズンには歓送迎会を催す企業も多いですが、
歓送迎会の幹事を初めて担当すると、
何に気を付ければ良いか多くの心配事が出てくると思います。
実際、歓送迎会を開催するにあたって、
歓送迎会において主賓からも会費を取っていいのか、
欠席連絡がきたときは日程変更にした方がいいのか、
などなど気になることも少なくないですよね。
結論からいうと、
基本的には主賓からは会費を徴収しません。
主賓からの会費は、通常の飲み会とは異なり、
平等に徴収するのではなく、特別なケースでない限り徴収しないことが一般的です。
お礼として主賓が菓子折りを用意することもありますが、
これは会費とは別に考えます。
ただ、企業の慣習や参加人数など、
場合によっては主賓であり歓迎される側でもお金をいただくことがあります。
今回は主賓にまつわる代表的な悩みに焦点を当ててお話しします。
歓送迎会で主賓から会費を徴収するケース
すでに述べたように、基本的には歓送迎会において、
主賓から会費はいただきません。
ですが、中には主賓も含めた会費の徴収が行われる場合があります。
その代表的なケースは次の3つです。
- 参加者全員から平等に会費を徴収する慣習がある場合
- 主賓の人数が多く、会費が高額になる場合
- 歓送迎会だけでなく他の行事も兼ねている場合
1. 慣習で決まっている場合
各企業や組織、または地域によって「慣習」は異なります。
これまでの歓送迎会で主賓の会費がどのように取り扱われてきたかを確認し、
同じように対応することが重要です。
分からない場合は、過去の幹事や先輩に尋ねるか上司に確認すると良いでしょう。
2. 主賓の人数が多い場合
参加者が主賓1人に対して多ければ、
一人当たりの主賓の会費は比較的低く抑えられます。
しかし、主賓が複数いる場合、
その人数に応じて会費が高額になる可能性があります。
この場合、主賓にも同額または多少の会費を徴収することがあります。
3. 他の行事も兼ねている場合
歓送迎会が「暑気払い」や「忘年会」「新年会」といった他のイベントと兼ねている場合、
会費の取り決めは状況により異なります。
主賓のために控えめな金額にするか、
あるいは「お気持ち」をお包みさせるなど、柔軟な調整が求められます。
歓送迎会での主賓の会費は二次会なら取るのか
一次会では主賓からの会費をいただかないのが一般的ですが、
二次会においては状況により以下の3つのパターンが考えられます。
2. 少しだけ徴収する
3. 平等に割り勘にする
一般的には、主賓の会費を「全くのタダ」とするケースは稀であり、
一次会ではなしとしても、二次会では参加者全体で割り勘にすることが多いです。
幹事の管轄外となるため、参加者で決定するのが良いとされています。
歓送迎会で主賓が欠席する可能性がある際の対応
歓送迎会においては、主賓や他の参加者が皆が都合の良い日に開催されることが望ましいです。
しかし、家庭の都合などもあり、全員が都合よく集まるのは難しいこともありますね。
では、主賓が欠席する場合の対応はどうでしょうか？
この場合も状況により異なります。
通常、歓送迎会の日程調整は「主賓」から「上司（役職者）」の順に進められます。
つまり、主賓の都合が合う日に会の日程が設定されていることが一般的ですが、
事前に確認していても様々な理由で欠席になることがあります。
欠席する主賓が少数であり、主賓の人数が多い場合や、
欠席する主賓が送迎される方だった場合、
また一度延期になっている場合など、
これらの状況では主賓が欠席でも通常通りに歓送迎会を開催することが多いです。
具体的には、主賓の欠席による日程変更が難しい場合や、
主賓の人数が多く欠席が僅かな場合、
欠席する主賓が送迎される方であり歓送迎会が成り立つ場合、
そのまま開催することがあります。
欠席が確定している場合、
主賓から「日程変更せずそのまま開催して欲しい」との要望と、
上司（役職者）の了承を得ることが重要です。
欠席が不本意である場合、
上司の判断によっても開催の可否が変わるため、
現状を的確に伝えて上司の判断を仰ぐことが良いでしょう。
歓送迎会の主賓の中には「出たくない」という方もいるので注意
主賓の中には、「歓送迎会に絶対出たくない」という考えを抱く方もいます。
欠席の返事を受けた際には、相手の本音を探りつつ、
歓送迎会への出席に対する考えを理解し、その上で次のステップに進むことが重要です。
具体的には、「主賓が欠席するので、日程を変更しようと思う。いつなら参加できるか」などの
お伺いを内々に立て、相手の意向を尊重しながら柔軟に対応することが望ましいです。
相手が本当に都合が悪い場合、具体的な都合の良い日を教えてくれるでしょう。
歓送迎会の準備で気をつけること
歓送迎会の進行方法は企業ごとに異なります。
最も確実な方法は、幹事経験のある先輩社員にアドバイスを仰ぐことです。
ただし、先輩や前の幹事が不在な場合も考えられます。
その際は、気を付けるべきポイントとともに、流れを確認してみましょう。
2. 日程を調整する
3. お店を選ぶ
4. お店の仮予約をする
5. 歓送迎会の案内を送る
6. お店に参加人数を連絡する
お店選びの重要ポイント
お店を選ぶ際に留意すべきことは、
2. 個室または半個室が用意されているか
3. 交通の便が良い駅に位置しているか、または駅からの距離が近いか
4. 選定したお店が適しているか上司に相談する
などが挙げられます。
料理のバリエーションが多いか
特定の食材に焦点を当てた魚介類専門店などでは、
食べ物の好みや制限が異なる人が困ることがあります。そのため、
様々な食材を提供する店を選び、主賓が苦手な食材があれば避けるよう心掛けます。
個室または半個室があるか
隣の席の会話が気にならないよう、
個室または半個室が利用できるお店が好ましいです。
特に、足腰に不安のある方のために、
椅子や堀こたつのあるお座敷も考慮されるでしょう。
交通の便が良い駅にあるか、駅からの距離が近いか
職場や参加者の住んでいるエリアに近いか、
便利な交通手段が利用できるかも重要な要素です。
選んだお店で良いか上司に相談する
お店の選定が確定したら、上司に相談することが重要です。
上司が気に入らないお店を選んでしまうと、トラブルになることもあります。
開催前の問題を回避するためにも、事前に確認しておくことが大切です。
まとめ
歓送迎会には企業ごとに独自のマナーや慣習が存在します。
失礼のないよう、同僚や先輩、上司に相談しながら進めましょう。
主賓だけでなく、参加者全体においても、
「正規社員と非正規社員（派遣）で会費は同じか」
などの疑問や不満が生じることがあります。
以前に主賓や役職、性差によって会費が「無料」または「安価」だった場合は、
一方的に変更することは慎むべきで、
参加者が楽しむことができるよう工夫しましょう。
