年度末では、退職される方・異動になる方など、
様々な異動が起きるので歓迎会と送別会を開催することが多いです。
理想的には、歓迎会、送別会などは別々に行うのがいいですが、
現実的には時間が取れないなど様々な理由から別々の開催が難しく、
「歓送迎会」として一緒くたにするケースもよく見受けられます。
そんな歓送迎会の幹事を任されたとき、慣れない役目に緊張するととともに、
・締めの挨拶はどのようにすべきか？
・イベントの進行をどのように進めれば良いのか？
といったことを悩む方は少なくありません。
私自身もそうでした。
経験豊富な幹事であれば心得ていることかもしれませんが、
初めての幹事やオフィシャルなイベントを担当する場合は、戸惑うことが多いと思います。
挨拶を誰にするか、という悩みは一般的に、
・締めの挨拶では次点の方
にお願いするのが基本です。
ですが、送られる方や参加者の面々によっては必ずしも子の通りとは限りません。
今回は歓送迎会で乾杯と締めの挨拶を誰が担当したらいいか、
一般的な進行の流れなど、一例を交えてご紹介します。
歓送迎会での締めと乾杯の挨拶者は誰がいいか【選び方】
職場などでの歓送迎会では、
- 乾杯の挨拶では参加者のうち一番役職が上の方
- 締めの挨拶では次に役職が上の方
にお願いするのが一般的なマナーです。
もし一番上の方が異動する場合は、
次に立場が上の方二人に乾杯と締めの挨拶をお願いします。
該当する方が一人しかいない場合は、
次に立場が上の方か、リーダークラスの方が適しています。
原則として役職順に進行させるようにして、
「専務→課長」を「課長→専務」に変えるなどは避けるようにしましょう。
役職に差がない場合や上の方がいない場合は、
勤続年数順も考慮します。
基本的に同じ方が連続して挨拶するのは避け、
まだ発言していない方に順番を回しましょう。
なお、異動する方と異動してくる方は
「歓送」「歓迎」の対象として招待されていますので、
乾杯や締めの挨拶は外すべきです。
【参考】役職の順番
役職の順番は企業や組織によって異なりますが、
一般的には次のようになります。
1. 新入社員（エントリーレベル）:
初めての職場に入るポジション。通常、研修を経て本格的な業務に携わります。
2. 社員/スタッフ:
通常の業務に従事する一般的な職階。
3. リーダー/チームリーダー:
小規模なグループやチームをまとめる責任を持つポジション。
4. 課長/マネージャー:
チームや部署全体の運営や成果物に対する責任者。
5. 部長:
複数の課や部門を統括し、組織の方針や目標を実現する責任者。
6. 取締役/副社長:
経営陣の一員で、会社全体の運営に寄与するポジション。
7. 社長/最高経営責任者 (CEO):
企業全体の最高責任者であり、組織の方針や成果に対する最終的な責任を持つ。
これはあくまで例であり、企業や業界によってはこの順番に厳密に従わないことがあります。
中小企業やスタートアップ企業などでは、
役職の数が少ない場合や、柔軟な組織構造が取られていることもあります。
ご注意ください。
【歓送迎会】転出と転入の挨拶の順番の決め方
転出者と転入者の紹介時には、「歓送迎会」のように、
「歓送（転出者）」を先に、「歓迎（転入者）」を後に進めます。
転出者は職場に貢献し実績を残してきたため、
その経歴や転入者への期待を話してもらい、
それに続いて転入者が転出者に対する感謝や抱負を述べるのが妥当です。
また、転入者は今後の共同作業が期待されるため、
後に回すのが一般的です。
役職や年齢に差があっても、原則として転出者を先にするべきです。
転出者と転入者が複数いる場合は、
役職や年齢の順に進めるのが適切です。
歓送迎会の進行と挨拶の流れ
歓送迎会の進行は、各企業が独自の文化ややり方を持っていますので、
先輩幹事がいたら、話を聞いて、それに沿った内容で計画するのが良いでしょう。
特に決まりがない場合、全体の進行をざっとまとめると、
- 開会の挨拶（司会者）
- 代表者の挨拶（役職が最も高い出席者）
- 乾杯（代表者または出席者の中で三番目に役職が高い方）
- 歓談
- 転出者の紹介と挨拶
- 転入者の紹介と挨拶（記念品贈呈）
- 歓談
- 閉会の挨拶（役職が最も高い出席者以外の方）
- 一本締め、または三本締め
- 二次会などの案内（司会者）
となります。
挨拶者が名前や細かな紹介を行うのは、
開会挨拶時や、挨拶前に機会を設けるのが良いでしょう。
挨拶を頼む方や役職が上の方々には、
進行表を事前に渡してスムーズに進行できるように配慮すると印象がいいです。
ちなみに、乾杯は代表者が行うことが一般的ですが、
代表者が不在の場合は出席者の中で
三番目に役職が高い方にお願いすると良いでしょう。
一般的に、転出者や転入者以外は挨拶は不要です。
まとめ
歓送迎会の進行や挨拶の選定は悩ましいものですが、
何よりも大切なのは転出者と転入者が心地よく過ごせるように
心を配ることだと思います。
限られた時間の中で様々なことを詰め込もうとすると難しいこともありますが、
参加者が楽しいひと時を過ごせるように感じてもらえるとうれしいですね。
